15-6　　納入先へのお詫びを伴う報告書

　納入したシステムに不具合が発生したら、原因を明らかにして対策を立案したうえで顧客にこれらを報告しなければなりません。報告の際は、企業としてのお詫びも添えなくはなりません。

納入先へのお詫びを伴う報告書　　･･･　相手に被害が生じていることを十分に意識した慎重な表し方が求められる。

　相手に被害が生じた際の報告書を作成する際は、丁重なお詫びの言葉を添えるだけでなく経緯や対策などの表し方にも特別な配慮が必要になります。

今回は、納入先へのお詫びを伴う報告書の表し方を述べてゆきます。また、相手への配慮に欠けるだけでなく内容も不十分な事例を比較として取り上げます。

1. 社内報告書と顧客向け報告書の違い

2. 陥りやすい事例：相手への配慮を欠いた「前書き」

3. 見直し例：問題への認識を明確にした「前書き」

4. 陥りやすい事例：メーカーの視点に偏った「事象」

5. 見直し例：相手の立場になって述べた「不具合の内容」

6. 陥りやすい事例：仕様の説明が主体になった「原因」

7. 見直し例：要点が明確かつ具体的な「原因および経緯」

8. 陥りやすい事例：一方的な提示とも読める「対策」

9. 見直し例：相手の意向に配慮した「対策」と「お願い」

10. 　陥りやすい事例と見直し例の比較

まとめ

後　記

［注］今回のテーマは他の回と関連するため、以前に解説した内容と重複する箇所があります。

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