技術文書の書き方

試験報告書を作成する際に「目的」という見出しを付けたら、その後に試験の目的を「段落」で表します。 段落　　　先頭の文が 1 字下げ改行で始まって見出しが示す主題への答えを述べるいくつかの文のまとまり 　読者にとって、段落は「理解の基本単位」です。段落は、要点が明確でなくてはなりません。 「最後まで読まないと、何を言おうとしているかがわからない」　　･･･　要点が先送りになった段落 「最後まで読んでも、何を言おうとしているかがわからない」　　      ･･･　要点が曖昧な段落 　「要点を最初に述べる」と言います。ここでの要点とは、「段落の中心になる事項」です。 要点が明確な段落を表すための三つのポイント l   　 見出し名に「 段落で何について何を述べるか 」を名詞句で表す。 l   　 段落の最初に 見出しへの答えとなる 要点 （主文）を置いて、続く文（補足文）で要点を具体化する。 l   　 「見出し名と文」あるいは「文と文」で 語を継承 して、それぞれを関連づける。 　「要点が明確な段落とは何か」を突き詰めると、その答えは「要点を最初に置いた段落」になります。 　今回は、技術文書での段落とはどのようなものであって、段落に要点をどのように示すのが適切なのかを事例をあげて述べてゆきます。 1. 　 技術文書での「要点」の位置 2.  　 段落での「要点」の位置 3.  　 「要点が明確な段落」の表し方 4.  　 「要点を述べる文」と「要点を補う文」の組合せ 5.  　 段落の「主文－補足文」構成 6. 　 陥りやすい事例：要点が曖昧な段落 7. 　 見直し例：要点を最初に置いた段落 8.  　 「主文－補足文」構成の応用形 9.  　 段落が「前置き」から始まりやすい理由 10.  　「 要点」を段落の最初に置く意味 11.　「 主文」と「補足文」の導き方 12.  　「 要点を最初に置く」と「結論を最...

　読者は、見出しで「知りたい事項」あるいは「知るべき事項」を見つけて、続く段落でその答えを得ます。 見出し： 　 段落の「主題」　　－《 対の関係 》－　　段落： 　 見出しが示す主題への「答え」　 　主題（テーマ）と答え（アンサー）の関係が成立するには、段落に明確な要点がなくてはなりません。 要点　　　技術文書においては「段落の中心になる事項」　　･･･　一般にはものごとの中心になる事項 言いかえると「見出しが示す主題への直接的な答えとなる事項、それがないと他の文が的確に成立しない事項」 　要点が明確な段落を表すためのポイントは、三つです。段落だけでなく見出し名にも着目することが重要です。 l   　 見出し名に「 段落で何について何を述べるか 」を名詞句で表す。 l   　 段落の最初 に見出しへの答えとなる 要点 （主文）を置いて、続く文（補足文）で要点を具体化する。 l   　 「見出し名と文」あるいは「文と文」で 語を継承 して、相互に関連づける。 　見出し名で「何について何を述べるか」を示せば、おのずと段落の要点が導かれます。要点を段落の最初に置いたら、その後は要点を裏付けたり展開したりしてゆくだけです。 　今回は、上記のポイントを取り上げて要点が明確な段落の表し方を述べます。 1. 　 ポイント：「見出し名」による論点の提示 2. 　 ポイント：「主文－補足文」構成による要点の提示 3. 　 ポイント：見出しと段落での語の関連づけ 4.  　 工夫：補足文の視覚化 5.  　「 論点が明確な見出し名」が導く「要点が明確な段落」 6.  　「 論点が曖昧な見出し名」の弊害 7. 　 主文を補足文で具体化する構成 8. 　 陥りやすい事例：「論点が曖昧な見出し名」と「時系列的な段落」 9. 　 見直し例：「論点が明確な見出し名」と「要点を表す主文」 10. 　 陥りやすい事例：見出しへの答えが最後になった段落 11. 　 見直し例：主文を補足文で論証する構成 12. 　 主文に応...

　段落は、いくつかの文の連なりで表すのが基本です。ここでの「段落の長さ」とは、 1 字下げ改行で始まった段落がいくつかの文で構成されて終わるまでの字数です。 段落　　             先頭の文が 1 字下げ改行で始まって見出しが示す主題への答えを述べる いくつかの文のまとまり 1 字下げ改行　   段落を始める際あるいは改める際に最初の行だけ 1 字下げにして 段落の始めを示す こと 　段落はいくら長くてもよいというものでも、短ければよいというものでもありません。 4 文以上で構成された長い段落　　      　　   ･･･　要点が分散したり段落に埋もれたりしやすい。 ほとんど 1 文ごとに改行された短い段落　　･･･　文そのものは見やすくても、文の関係が曖昧になる。 　段落は、 3 文程度で構成するのが基本です。これに文の平均的な字数を掛けると段落の長さが割り出せます。 要点となる文 （ 1 文）　＋　 要点を具体化する文 （ 1 文ないし 2 文）　＝　計 2 文ないし 3 文 　もっとも重要なのは、段落の最初に要点があることです。次は、その要点が続く文で具体化されていることです。 要点　　　段落の中心になる事項　　･･･　言いかえると「それがないと他の文が的確に成立しない事項」　　 　段落の最初に置いた要点が 1 文ないし 2 文で具体化されれば、おのずと読みやすい長さの段落になります。 　今回は、不要に長い段落あるいは不要に短い段落の直し方を解説します。 1.  　「 段落の長さ」の目安 2.      「段落の長さ」を考えて書く意味 3.      「文の長さ」と「 1 段落当たりの文の数」の目安 4. 　 段落が過度に長くなる原因 5.　 陥りやすい事例：「主題からの逸脱」によって長くな...

　 技術文書では、 見出しが示す主題に一つの段落で答えてゆく「1段落」構成が基本です。見出しに複数の段落を付ける「複数段落」構成は、その応用形です 。 基本形：　「 1 段落 」構成　　　      見出し－ 　段落　 応用形：　「 複数段落 」構成　       見出し－ 　段落　 － 　段落　 － 　段落　   　･･･　段落が三つの場合 　「複数段落」構成は、見出しが示す主題に 1 段落では答えきれない場合に用います。いずれの構成も、それぞれの段落の最初に要点を置くことがポイントです。 今回は、上記二つの構成の使い分けに加えて、「複数段落」構成を使う際の留意事項を述べてゆきます。 1.  　「 1 段落」構成の使い方 2.　「 複数段落」構成の使い方 3.  　 陥りやすい事例：見出しが必要な第 2 段落 4.　 1 段落を第 2 段落で補足する構成 5.  　「 複数段落」構成を使う際の留意事項 6. 　 陥りやすい事例：四つ以上の段落が連なる構成 7.　 複数の段落で構成された「起承転結」 8.  　 二つの段落の間に図・表あるいは箇条書きを挟む工夫 9.  　 陥りやすい事例：発散的な「複数段落」構成 10. 　 応用形：「番号付き段落」および「記号付き段落」 まとめ 後　記　 © Yamanouchi Takaaki 2024 ［注］今回のテーマは他の回と関連するため、以前に解説した内容と重複する箇所があります。 ブログの本文は、下記の PDF ファイルで閲覧できます。 本文の PDF ファイル （ A4 判・全20ページ） 【重要】　 PDF ファイルの表示に伴うトラブルへの責任は、一切負いません。 　ブログではタイトルを開いたページに本文を表すのが普通ですが、あえてワープロで作成した本文を PDF ファイルにして概要・目次に添付しました。 HTML 形式ではワープロ文書の表し方を解説しきれないというのが...

　いわゆる「起承転結」には、ものごとを順序立てて表す手法として理解されている一面があります。また、主張や見解などを演繹的に表す手法という理解もあります。 　「起承転結で書く」　　･･･　文章を表す際によく使う言葉でありながら、その理解がまちまちになりやすい。 　技術文書でも、試験報告書の「目的」や「考察」などを表す際に後者の理解が適用されて、「結」が「起承転」から導かれる″結論のごとく”扱われます。しかし、本来の起承転結の「結」は「結論」ではありません。 　起承転結の「結」　･･･　「結論」ではなく、話の「 結末 」、「 結び 」あるいは「 締めくくり 」にすぎない。 　起承転結の「結」を「結論」と扱うと、「起承」あるいは「起承転」が長大な前置きになって「結の意味」を十分に表せなくなります。 　今回は、技術文書で起承転結を有効に使うためのポイントを事例で解説します。 1.      「起承転結」の由来 2.      技術文書で起承転結を使う際の留意事項 3.      技術文書での起承転結の使い方 4.      陥りやすい事例：「起承」に偏った起承転結 5.      起承転結の課題を克服する使い方 6.      陥りやすい事例：「起承」が前置き化した起承転結 7.      陥りやすい事例：「起承転」が前置き化した起承転結 8.      起承転結が適さない技術文書 9.      陥りやすい事例：要点が曖昧な起承転結 まとめ 後　記　 © Yamanouchi Takaaki 2024 ［注］今回のテーマは他の回と関連するため、以前に解説した内容と重複する箇所があります。 ブログの本文は、下記の PDF ファイルで閲覧できます。 本文の PDF ファイル （ A4 判・全19ページ） 【重要】　 PDF フ...

　ここでの「視覚化」とは、「形がないもの」あるいは「形になっていないもの」の特徴を形にして表すことです。 段落に図を添えるだけが「視覚的な表し方」ではありません。段落を積極的に視覚化するのも有効です。 段落の視覚化　　　箇条書きや表などの「書式」を使って語と文で構成される関係を 見てわかるようにする こと 　視覚化の対象になるのは、段落の要点を補完する「補足文」です。   　文の連なりだけで表すのが、段落ではありせん。工夫をすると、文の主従関係や順序関係のみならず文に内在する条件と結果の関係なども視覚化できます。段落の視覚化は、図・表の有効な使い方にもつながります。 　今回は、箇条書きをはじめとして「文と文」あるいは「語と語」の関係を見てわかるようにする手法を解説します。あわせて、「要点」を文で表すことの重要性を述べます。 1.      「段落の視覚化」の対象 2.      段落に内在する主従関係の視覚化－副本文および注記－ 3.      補足文の並列関係・順序関係の視覚化－箇条書き－ 4.      語あるいは文の関係の行列化－表－ 5.      「順序と並列が混在した箇条書き」の視覚化－図解－ 6.      段落を視覚化する際のポイント まとめ 後　記　 © Yamanouchi Takaaki 2024 ［注］今回のテーマは他の回と関連するため、以前に解説した内容と重複する箇所があります。 ブログの本文は、下記の PDF ファイルで閲覧できます。 本文の PDF ファイル （ A4 判・全17ページ） 【重要】　 PDF ファイルの表示に伴うトラブルへの責任は、一切負いません。 　ブログではタイトルを開いたページに本文を表すのが普通ですが、あえてワープロで作成した本文を PDF ファイルにして概要・目次に添付しました。 HTML 形式ではワープロ文書の表し方を解説しきれないというのがその理由です。 l 　 PDF ファイ...